Syksyn koittaessa Kouvolassa käynnistellään tuotannonohjausjärjestelmän päivitystä, jonka avulla on tarkoitus kehittää toimintatapoja ja -malleja sekä varmistaa palvelun tasalaatuisuus entistä paremmin.
Kouvolan kaupungilla on niin koulujen kuin päiväkotien osalta meneillään useampia uudisrakennuskohteita.
– Ruokapalvelut on näissä hankkeissa tiiviisti mukana, jotta saamme hyvät ammattikeittiötilat käyttöömme ja näin voimme palvella asiakkaita mahdollisimman laadukkaasti sekä kustannustehokkaasti, va. ruokapalvelupäällikkö Leena Multala kertoo.
Rakentaminen on vaikuttanut ruokapalvelun toimintaan monin tavoin, muun muassa siten, että esimerkiksi Myllykoski–Inkeroinen -alueella ruokapalvelun toiminta ruokatuotannon kuin myös palvelukeittiötoiminnan osalta aloitettiin elokuussa väistötiloissa. Koronatilanteesta johtuen alkanut syksy on tuonut tullessaan myös yksittäisten luokkien etäruokakassien jakamiseen karanteenissa oleville oppilaille.
Ruokapalvelua eri asiakasryhmille
Ruokapalveluiden tavoitteena on tarjota eri asiakasryhmien hyvinvoinnin tukemiseen ravitsevaa, maukasta ja monipuolista ruokaa. Päivittäin alueellisissa tuotantokeittiöissä valmistetaan noin 20 000 ateriaa eri asiakasryhmille ja koulujen toiminta-aikaan lounasta nauttii noin 12 000 ruokailijaa. Ruoka valmistetaan ja kuljetetaan asiakkaalle lämpimänä samana päivänä. Ruokakuljetukset hoidetaan pääsääntöisesti ostopalveluna yhtä reittiä lukuun ottamatta, jonka hoitaa ruokapalvelun oma autonkuljettaja.
Palveluksessa on noin 150 ruokapalvelualan ammattilaista 61 eri keittiössä, eli kyse on varsin laajasta paletista. Palveluverkkoselvitykset ovat vähentäneet kuitenkin tuotanto- ja palvelukeittiöiden määrää sekä toimituspisteitä.
Ruokapalvelujen asiakkaina ovat päiväkodit, joissa ruokailee noin 2 400 henkilöä, perusopetus ja toinen aste, joille valmistetaan noin 8 600 ateriaa sekä vielä hoivalaitokset, joissa on ruokailijoita noin 800 henkeä. Ruokatuotanto on hajautettu viiteentoista alueelliseen tuotantokeittiöön. Suurin tuotantokeittiö on Kouvolan keskuskeittiö, jossa lounasannoksia valmistetaan noin 4 700 kappaletta. Lisäksi on 46 palvelukeittiöitä. Toimituskohteita on noin 30.
– Ruuan laatu on yksi tärkeimmistä toimintaa ohjaavista tekijöistä. Laadukkaan ruoan takaa osaava henkilöstö, elintarvikkeiden korkea kotimaisuusaste sekä tehokkaat ja nykyaikaiset tuotantovälineet. Ruokapalvelujen ruokalistasuunnittelun perustana ovat suomalaiset ravitsemussuositukset. Lisäksi toimintaa ohjaavat Varhaiskasvatuksen ja Kouluruokailun ruokailusuositukset.
Ympäristöpassi ja ekotukikoulutus auttavat hävikin suitsimisessa
Osa Kouvolan ruokapalveluiden henkilöstöstä on suorittanut ravitsemus- ja ympäristöpassin ja ekotukikoulutuksen saaneita on 13 henkilöä.
– Hävikinhallinnan kannalta kaikkein tärkeintä on, että ruoka on maukasta ja näyttää hyvältä, jotta se tulisi syötyä, Multala toteaa.
Erityisellä Hävikkiviikolla herätellään koululaisia lisäksi huomioimaan ruokajätteen määrää ohjeistamalla heitä ottamaan ruokaa lautaselle vain tarvittavan määrä ja hakemaan mieluummin vaikka lisää, mikäli jää nälkä.
Ekotukitoiminta näkyy keittiöissä erilaisina päivittäisinä arkikäytäntöinä, kuten huomion kiinnittämisessä mm. sähkön- ja vedenkäyttöön. Ruokahävikin seuraaminen ja hävikin vähentämiseen liittyvät toimenpiteet ovat kiinteistöpalvelujohtaja Päivi Takkisen mukaan Kouvolassa muutenkin arkipäivää:
– Olemme sitoutuneet kaupunkitasolla tänä vuonna vähentämään biojätteen määrää 20 %, mikä tekee yhteensä 20 000 kg. Tiivis asiakasyhteistyö, tilaustoiminnan kehittäminen ja asiakaspalautteen huomioiminen ruokalistasuunnittelussa auttavat biojätteen synnyn vähentämisessä, hän kuvailee.
Biovaakojen hankinta isoimpiin asiakaskohteisiin on merkinnyt biojätteen määrän vähentymistä. Myös kolmas sektori on mukana koulujen ylijäämäruoan hakijoina.
– Uutena asiana on meille kiinteistöpuolelle tulevat ympäristövastuukoulutukset. Kyseessä on isompi kokonaisuus kuin online-koulutuksena annettava ympäristöpassi, ja siihen sisältyy myös lähiopetusta. Lisäksi hyödynnämme yhteistyökumppaneiden ympäristökoulutukset, Takkinen valottaa.
Monipuolisia työtehtäviä ja erikoiskoulutusta
Henkilöstöjohtamisen visioksi on kaupungin uudessa henkilöstöohjelmassa määritelty “Rakkaudesta lajiin – me teemme Kouvolaa!”.
– Ruokapalveluissa tehdään ihmisläheistä ja merkityksellistä työtä yhteisen hyvän puolesta. Olemme myös motivoituneita ja sitoutuneita työhömme juuri niin kuin henkilöstöjohtamisen visio meitä velvoittaa, Multala toteaa.
Kouvolassa ruokapalveluiden työ on monipuolista ja sitä on tarjolla niin isoissa tuotantokeittiöissä kuin myös pienemmissä palvelukeittiöissä. Työkohteissa on hänen mukaansa hyvä tekemisen meininki.
– Asiakkaat luottavat ja arvostavat työtämme, mikä näkyy myös siinä, että meillä on hyvät ja pitkät asiakassuhteet, Leena Multala huomauttaa.
Ruokapalveluhenkilöstö työskentelee lähellä asiakasta palvelusopimusten ja -kuvausten, toimintasuunnitelmien ja pelisääntöjen mukaisesti.
– Nämä asiakkaille annetut palvelulupaukset kustannustehokkaasta, laadukkaasta, vastuullisesta, luotettavasta ja ammattitaidolla tehtävästä työstä pyrimme lunastamaan päivittäin. Olemme panostaneet henkilöstön perehdyttämiseen, tukemiseen ja valmentavaan sekä tiimimäiseen johtamiseen, toteaa Multala.
Osaavan henkilöstön merkitys on keskeinen; työ jatkuu, sillä osaava, sitoutunut ja asiakaspalvelualtis henkilöstö on tae hyvään asiakastyytyväisyyteen samoin kuin henkilöstön itsensä työhyvinvointiin. Siksi kannustava ilmapiiri, yhteisöllisyys ja toisista välittäminen ovat niitä asioita, joita ruokapalveluissa halutaan vaalia. Henkilöstön osaamista lisätään Kouvolan ruokapalveluissa täsmä- ja ammattitutkintokoulutuksilla ja ruokapalvelujen prosessien kehittämistä jatketaan entistä sujuvammaksi ja palveluyksikköjen rajapintoja häivyttäen.
Ruokapalveluissa työskentelee alueittain viisi vakituista varahenkilöä. Varahenkilöt toimivat sijaisina äkillisissä poissaolotilanteissa ruokapalvelun eri kohteissa. He tuntevat kohteiden asiakkaat, ruokailuun liittyvät aikataulutukset sekä kohteiden laitteet. Tämän ansiosta esimiesten ei tarvitse jatkuvasti etsiä sijaisia ja perehdyttää uusia työntekijöitä.
– Työaikaa vapautuu muuhun tärkeään ja myös asiakkaat ovat olleet kohteissa tyytyväisiä, kun keittiössä työskentelee jo tutuksi tullut sijainen, Leena Multala kertoo.
Hän pitää varahenkilöjärjestelmän kehittämistä merkittävänä askeleena eteenpäin. Varahenkilömäärää ollaan lisäämässä ensi vuodelle.
Huomio työhyvinvointiin ja jaksamiseen
Koronavuosi on pirstaloittanut Kouvolan ruokapalveluiden toimintaa. Kouvolan ruokapalvelut pystyi reagoimaan yksikkönä nopeasti muutoksiin koronarajoitusten aikana, ja yhteinen ymmärrys asiakkaiden kanssa saavutettiin helposti.
– Saimme asiakkailta paljon kiitosta ruokakasseista, mutta toki tuli myös muutama rakentava palaute. Keväällä 2020 ruokakassien määrä nousi suhteellisen suureksi eikä omavalmistus onnistunut kaikilta osin, joten ruokakassi sisälsi lämmitettävän valmisruoan, ruokajuoman, näkkileivän ja levitteen, Multala kertoo.
Tuorelisäkkeenä oli hedelmiä. Ruokakasseja jaettiin kaksi kertaa viikossa, minkä vuoksi jäähdytyslaitekapasiteetti ei olisi riittänyt ruokien jäähdyttämiseen. Karanteenissa olevien yksittäisten luokkien ruokakassien lämmitettävä ruoka on pääsääntöisesti omavalmistusta. Asiakkaiden ruokailujen rytmittäminen vaikutti keittiön toimintamalleihin ja lisäsi ruokasalien pöytien ja linjastojen hygieniatason lisäämistä.
– Suojainten kanssa työskentely kuumissa keittiötiloissa on tuottanut myös haastetta, hän myöntää.
Tuotantokeittiöiden valmiutta on nostettu, jotta ruokatuotannon keskeytyksiltä vältyttäisiin. Aktiivinen yhteistyö kaupungin turvallisuuspäällikön ja hygieniakoordinaattorien kanssa on sujunut Multalan ja Takkisen mukaan erittäin hyvin ja ohjeistukset henkilöstölle ja asiakkaille on saatu ripeästi jakoon.
– Haasteista huolimatta koronapandemia on kasvattanut työmme arvostusta ja olemme voineet olla ammattilaisina ylpeitä työstämme ja onnistumisistamme. Arvostus näkyy meillä fiilismittauksen tuloksen kehittymisenä parempaan suuntaa sekä sairauspoissaolojen vähentymisenä, Takkinen arvioi.
Työhyvinvoinnin fiilismittaus tehdään neljästi vuodessa ja saadut palautteet käydään henkilöstön kanssa läpi. Vuosittain tehdään myös työhyvinvointikysely, jonka pohjalta laaditaan toimenpidesuunnitelma. Siihen otetaan työn alle 2–3 kehitettävää asiaa työhyvinvoinnin edistämiseksi.
– Meillä on käytössä kaupungin yhteiset palkitsemiset sekä työyksikön pienimuotoinen palkitseminen, Takkinen kertoo.
Yhtenä tärkeimpänä tekijänä työhyvinvoinnissa molemmat haastateltavat pitävät kuitenkin henkilöstön ottamista mukaan muutosten ja toiminnan kehittämiseen hyvissä ajoin, jotta he pääsevät vaikuttamaan omaan työhön liittyvissä asioissa.
Hankintojen kehittäminen
Kouvolan kaupungin hankintaohjelma on päivitetty hiljattain. Hankintojen paikallisuusasteen kasvua pyritään tukemaan lähituotannon ja pienyrittäjyyden edistämisessä toteuttamalla paikallisille lähituottajille suunnattuja pienhankintakilpailutuksia. Hankintojen suunnitteluvaiheessa hyödynnetään myös monipuolisesti tarjoajien näkemyksiä hankinnan toteutusmahdollisuuksista teknisten markkinavuoropuhelujen avulla.
Ruokapalveluilla on käytössä Sydänmerkki koulujen ja päiväkotien ruokalistoilla. Sydänmerkin käyttöönotolla ruokapalvelut pyrkii takaamaan asiakkailleen terveelliset ateriat ja laadukkaat raaka-aineet. Ruokalistan suunnittelussa otetaan huomioon eri asiakasryhmien tarpeet ja maku-mieltymykset sekä vaihtelevuus.
– Noudatamme kuuden viikon kiertävää ruokalistaa, jossa huomioidaan vuodenaikojen kausituotteet, teemat ja juhlapyhät. Talvella joudumme tarjoamaan myös ulkomailla kasvatettuja kasviksia, koska kotimaisten saatavuus on heikkoa.
Leipä on lähellä leivottua ruisleipää tai moniviljaleipää ja näkkileipää. Ravintorasvana leivän päälle on rypsiöljypohjaista kasvisrasvalevitettä. Aterioilla tarjotaan kotimaista broileria ja lihaa. Kala on aina pohjoismaista. Aterian lisukkeena on vaihtoehtona Kymenlaakson omia perunoita tai täysjyväpastaa. Riisin käyttöä on vähennetty korvaamalla se kotimaisilla viljatuotteilla.
– Paikallisen yrittäjän luomu-kaurahelmiseos on ollut tykätty lisäke. Maito- ja maitotaloustuotteet hankitaan kotimaisilta maidontuottajilta, Multala jatkaa.
Asiakaspalautteen merkitys
Ruokapalvelut kehittää toimintaa ja henkilöstön ammattitaitoa eri palautejärjestelmien kautta saatujen palautteiden pohjalta. Vuosittain tehtävät asiakaskysely ja palautepalvelu ovat tässä tärkeitä tekijöitä samoin kuin asiakkaan antama välitön palaute heti ruokailun jälkeen. Pääsääntöisesti jokaisella kuuden viikon ruokalistalla on yksittäisen koulun suunnittelema toiveruokaviikko. Tietyt raamit suunnitteluun on annettu esim. raaka-aineiden suhteen.
– Toiveruokaviikoilta nousseita mieliruokia ovat mm. uunimakkara ja pastaruoat, lisäksi puuropäivät ovat suosittuja. Palatuotteista kalakuviot ja lihapyörykät ovat suosittuja.
Panostus ei ole valunut hukkaan, sillä asiakastyytyväisyys on 3.1 luokkaa arvoasteikolla 1–4, eli hyvä.
Tärkeänä tekijänä onnistumisessa Multala pitää henkilöstön ammatinhallintaa. Toinen huomionarvoinen elementti on tiivis asiakasyhteistyö tilaajan sekä henkilöstön edustajien ja työsuojelun sekä työterveyshuollon kanssa.
Kaupungin työsuojelupalkinto 2020 Kouvolan ruokapalveluille
Kuumien ruokien annosteluun liittyy normaalisti monenlaisia terveys- ja turvallisuusriskejä. Nämä riskit ovat kuitenkin minimoitavissa siihen suunnitellun laitteen avulla.
Kouvolan keskuskeittiölle saatiin kesän 2020 aikana hankittua uusi annostelulaite, joka on tarkoitettu nestemäisten tuotteiden nopeaan annosteluun suoraan isoista 300 litran padoista mm. vuokiin. Laite mahdollistaa ergonomisen ja nopean työskentelyn sekä takaa täsmällisen, hygieenisen ja tasalaatuisen annostelun. Laitteen käytöllä ehkäistään tehokkaasti vääriä työskentelyasentoja. Lisäksi säädettävä työtaso lisää oikeiden ja vähemmän kuormittavien työasentojen käyttöä.
Nämä kaikki edellä mainitut laitteesta saadut edut lisäävät työturvallisuutta, henkilöstön työssäjaksamista, työhyvinvointia, vähentävät työtapaturmia ja kuumasta ruoasta aiheutuneita palovammoja. Samoin raskaat työvaiheet saadaan tehtyä automaattisen mekaniikan avulla ja varsinkin hartiaseudun ja ranteiden alueen tuki- ja liikuntaelinten vaivoja voidaan jatkossa minimoida ko. laitteen avulla. Työsuojelutoimikunta piti toimintaa esimerkillisenä työturvallisuutta parantavana toimintana.
Lähde: Kouvola.fi